Nas lojas virtuais B2C, os próprios consumidores incluem seus cadastros, nesse caso. os dados serão gravados na tela de Clientes e podem ser ajustados pela empresa, se necessário.
Nas lojas virtuais B2B, podem existir duas situações diferentes para o cadastro do cliente. Uma possibilidade é a empresa cadastrar internamente os clientes que poderão comprar na loja mediante login. Outra, é o próprio cliente se cadastrar na loja e solicitar a aprovação do seu cadastro para realizar compras.
» Para cadastrar/manter o cadastro de clientes:
- Acesse Cadastros > Cadastros Básicos > Clientes
- Para cadastrar um novo cliente, clique em Incluir; para alterar, localize o cliente e clique no botão Alterar.
– aba Dados Cadastrais- Regime de Tributação – Campo Obrigatório. Nesse campo, é necessário selecionar se o cadastro é referente à pessoa física ou pessoa jurídica sob qual regime de tributação. Ao identificar corretamente o regime de tributação do cliente, torna-se possível criar regras fiscais específicas para emissão de notas fiscais no backoffice ERPFlex. Porém, no caso de pessoa jurídica, caso desconheça o regime de tributação do cliente, selecione 1- Simples Nacional para que seja disponibilizado o campo CNPJ para preenchimento.
- Nome/Razão Social – informe o nome ou a razão social do cliente. Dica: Caso precise cadastrar matriz e filial com a mesma razão social, indique entre parênteses. Isso facilitará na identificação no momento da seleção.
- Nome Fantasia – esse campo não é exibido para Pessoa Física. Preencha com o nome fantasia da empresa, caso seja necessário. Nos campos de pesquisa de clientes, é possível buscar pelo nome fantasia.
- Email – informe o email do contato comercial do cliente. Esse campo será utilizado para enviar orçamentos ao cliente no backoffice ERPFlex. Obs: O ERPFlex não permite gravar mais de um cliente com o mesmo email.
- Email Danfe – esse campo é utilizado no envio do DANFE e o XML para esse cliente pelo backoffice ERPFlex. No caso da NFE-s da Prefeitura de São Paulo, este campo também é gravado no RPS, porém o cliente somente receberá o email com a nota fiscal emitida, caso faça a solicitação no site da prefeitura. Atenção: não é possível incluir mais de um email nesse campo, para evitar erro na transmissão da nota fiscal.
- Email Cobrança – esse campo é utilizado para impressão e envio dos boletos no backoffice ERPFlex.
- Email Loja Virtual – esse campo muito importante para o e-Commerce. Ele será o contato com o cliente cadastrado pela loja virtual.
- Telefone Comercial – informe o DDD e o telefone comercial do cliente. Dica: o campo de DDD disponibiliza 4 caracteres, prevendo DDD internacional. Caso o cliente seja nacional, para facilitar o preenchimento, digite o código do Brasil ou dois zeros, seguido do DDD da cidade (exemplo: 5511, 0011).
- Ramal – ramal do telefone comercial;
- Responsável – nome do contato comercial principal da empresa.
- Telefone Residencial/Celular/Fax – informes os respectivos telefones. Obs: O telefone celular não possui máscara, devido às constantes alterações na quantidade de dígitos, praticada pela Anatel.
- CPF/CNPJ – importante para geração de nota fiscal de clientes nacionais pelo backoffice ERPFlex. Informe o CPF para pessoa física ou CNPJ para os regimes de pessoa jurídica. Obs: 1. O ERPFlex valida os dígitos verificadores do CPF/CNPJ (os dois últimos) e impede a gravação caso estejam incorretos. 2. Se o parâmetro Permite repetir o mesmo CNPJ/CPF para mais de um Cliente/Fornecedor estiver com Não, o sistema não permitirá incluir um cliente com um CNPJ já cadastrado. Dica: Verifique se já existe algum fornecedor cadastrado com esse CNPJ. Se existir, basta marcá-lo como também é um cliente. 3. Em notas de importação, este campo não deve ser preenchido.
- RG – somente para pessoa física. Informe o RG.
- Inscrição Estadual – importante para geração de nota fiscal pelo backoffice ERPFlex. Informe a inscrição estadual do cliente, se houver. E no caso de pessoa física, quando se tratar de produtor rural.
- Situação de ICMS – importante para geração de nota fiscal pelo backoffice ERPFlex. Selecione a classificação do cliente para o ICMS. No caso de pessoa física, é importante selecionar Não Contribuinte de ICMS para que seja habilitado o cálculo da partilha de ICMS, quando o cliente estiver localizado fora do estado.
- Inscrição SUFRAMA – importante para geração de nota fiscal. Este código é necessário somente para fornecedores e clientes da Zona Franca de Manaus. O número de Suframa é um documento obrigatório para mercadorias que ingressam em área incentivada.
- Sexo – somente para pessoa física. Selecione o sexo do clientes. A informação ficará disponível para geração de relatórios.
- Data de Nascimento – somente para pessoa física. Preencha com a data de nascimento do cliente. A informação ficará disponível para geração de relatório e workflow para aniversariantes pelo backoffice ERPFlex.
- Situação do Cadastro – em lojas B2B, selecione Aprovado para habilitar o cliente para compra na loja; a opção Aguardando Aprovação é mantida para os clientes que não tem permissão para compra na loja. A situação Inativa, por padrão, não apresentado o cliente para seleção nas telas de movimentos, como Orçamentos e Faturamento pelo backoffice.
- Tabela de Preços – em lojas B2B, pode ser selecionada uma tabela de preços específica para o cliente.
- Transportadora – caso o cliente tenha uma transportadora de preferência, esta pode ser selecionada como sugestão no orçamento e faturamento.
- Este Cliente também é um Fornecedor – marque esta caixa para incluir automaticamente um fornecedor com os mesmos dados deste cliente. Este recurso é muito útil para fazer notas de devolução.
- Enviar email informando este Cliente sobre o cadastramento – esse recurso é aplicável para a loja virtual. Encaminhe um email ao cliente, informando sua senha para acesso à loja, em caso de esquecimento ou em lojas que exigem login.
- Enviar email informando o Clientes sobre alteração da Situação Cadastral para Loja Virtual – recurso aplicável ao cadastro de clientes para uso com loja virtual. Em lojas para atacadistas, o cliente somente poderá realizar compras, se a Situação do Cadastro estiver com Aprovado, ou seja, após a aprovação financeira da empresa. Ao clicar nesta caixa e no botão Gravar, o ERPFlex encaminha um email ao cliente, informando-o sobre a sua situação de cadastro para compra na loja virtual.
- Linha do Balanço – em desenvolvimento.
- Adicionar Imagem – permite fazer upload do logotipo ou foto para identificação do cliente. O formato e o tamanho recomendado estão descritos na própria tela.
– aba Endereços
- Comercial/Residencial – preencha os dados do endereço de comercial do cliente. O ERPFlex possui integração com o site dos Correios, via Webservice, com isso, após digitar o CEP e pressionar TAB ou clicar em outro campo, os dados do endereço serão carregados. Caso o cliente seja estrangeiro: CEP: preencha com 00000-000 ou mantenha em branco UF: selecione EX Municipio: selecione Exterior Pais: selecione o respectivo país. Obs: Os campos DDI e CEP Internacional são apenas informativos, não são gravados na nota fiscal.
- Entrega: preencha esses dados apenas se o endereço de entrega do cliente for diferente do comercial; caso contrário, mantenha-os vazios.
- Cobrança: preencha esses dados apenas se o endereço de cobrança do cliente for diferente do comercial; caso contrário, mantenha-os vazios.
– Aba Perfil
Esta aba está em desuso. Até a versão 4.0, o perfil era destinado à gravação de dados sobre a característica do cliente, como por exemplo, ramo de atividade; o objetivo era extração dessa informação em consultas e relatórios. Atualmente as características do cliente podem ser gravadas em campos adicionais.
– Aba Dados Adicionais
Preencha os campos adicionais, conforme rotulados no parâmetro (Aba Legendas > aba Fornecedores > Dados Adicionais).
– Aba Clientes Relacionados
Nessa aba, é possível estabelecer vínculos entre os clientes já cadastrados, com objetivo de manter maior conhecimento sobre os clientes.
– Aba Contatos
É comum existirem diferentes pessoas de contatos nos cliente, área comercial, financeira, fiscal, por exemplo. Nessa aba, é possível incluir vários contatos, como uma agenda.
– Aba Áreas Restritas Em desenvolvimento.
– Aba Vendedores
Nessa aba, é possível definir um ou mais vendedores que atendem ao cliente. Com isso, ao incluir um orçamento para o cliente, somente esses vendedores serão apresentados para seleção.
É possível separar a carteira para que cada vendedor veja apenas os clientes a ele vinculados, para isso é necessário ativar o parâmetro Perfil para ativar o filtro por vendedor (Parâmetros > Config. Gerais). Nesse caso, se existir mais de um vendedor atrelado ao cliente, será permitido a ambos visualizar o mesmo cliente.– Aba Financeira
Nessa aba, pode-se configurar um padrão de condição financeira a ser praticada quando lançado algum faturamento ao cliente.
Na parte superior da tela, você configura a forma de parcelamento, individualmente, para cada cliente. Todavia, no momento do lançamento, será permitido ajustar as parcelas que serão sugeridas.
Também é possível trabalhar com condições de pagamento reutilizáveis, para tanto é necessário cadastrar formas de pagamento e relacioná-las na área inferior da tela. Nesse caso, se o parâmetro Habilita Filtro de Mostrar Todas as Formas de Pagamento (Parâmetros>aba Financeiro) estiver configurado com Não, no momento do pagamento, ao clicar na barra de seleção para escolha da forma de pagamento, somente serão listadas as que estiverem vinculadas ao cliente.
É recomendável também configurar o parâmetro Bloquear os campos da tela de Pagamento/Recebimento com Sim (Parâmetros>aba Financeiro), para que somente o campo para seleção da forma de pagamento fique disponível, os demais serão bloqueados.
- Número de Parcelas/Intervalo de Dias entre parcelas: esses dois campos trabalham juntos. Utilize-os para definir o número de parcelas e o intervalo padrão de dias entre elas, considerando que o vencimento da primeira parcela é na própria data de emissão.
- Intervalo Variável Entre Parcelas: esse campo permite estabelecer a quantidade de parcelas e diferentes intervalos de dias entre elas. Exemplo: 01,28,07 O valor a pagar será dividido em 3 parcelas, cujos vencimentos serão:
- 1ª Parcela – 1 dia após a data de emissão;
- 2ª Parcela – 28 dias após a primeira parcela;
- 3ª Parcela – 7 dias após a segunda parcela.
Se o campo Intervalo Variável entre Parcelas for preenchido, ele será priorizado.
- Dia de Vencimento da Parcela: se o vencimento ocorrer sempre em um dia pré-fixado do mês, preencha esse campo.
- Valor Mínimo da Parcela – defina o valor mínimo de cada parcela para financiamento na loja virtual B2B. Na loja virtual será habilitada a quantidade de parcelas conforme o valor definido para a parcela.
Ex 1. ao definir valor mínimo de parcelamento igual a R$ 50,00, caso o cliente queira parcelar uma compra de R$ 80,00,00 em 2x não será permitido.
Ex. 2. ao definir valor mínimo de parcelamento igual a R$ 50,00, em uma compra no ecommerce no valor de R$ 150,00 será habilitado o parcelamento em até 3x, mesmo que o número de parcelados configurado no cadastro de cliente maior que 3. - Juros Financeiros ao dia – defina o percentual de juros diários que deve ser aplicado, no caso de parcelamento.
- Banco/Agencia/Conta – campos informativos.
- Valor Mínimo de Compra – defina o valor mínimo para compra na loja virtual B2B.
- Valor Limite de Crédito – desmarque essa caixa para definir o valor de limite de crédito específico que será disponibilizado para esse cliente compra. O ERPFlex controla o saldo do limite de crédito, abatendo o valor dos títulos em aberto.
É possível definir via parâmetro um limite de crédito para todos os clientes. Nesse caso, essa caixa deve permanecer marcada.
O limite de crédito será tratado pela loja virtual B2B e também pela Alçada de Aprovação de pedidos do backoffice ERPFlex. - Data de Vencimento do Crédito – informe a data de vencimento do crédito. Essa data será validada pela loja B2B.
- Formas de Pagamento – inclua as formas de pagamento que serão permitidas para esse cliente.